Conditions générales d’utilisation

Kiosques d’exposition et parrainages

1. Certains stands sont réservés exclusivement aux sponsors. Le parrainage est attribué selon le principe du premier arrivé, premier servi.
2. Les sociétés sponsors et exposantes ne peuvent exercer aucune activité qui interfère avec le protocole scientifique et social de la conférence. Toute interférence avec les protocoles scientifiques et sociaux de la conférence peut entraîner la suppression des avantages sans remboursement.
3. Toutes les bannières et tous les logos autorisés par la conférence doivent être conformes aux exigences de taille, de résolution et d’emplacement définies par la conférence. Lorsque du matériel visuel est demandé par la conférence, si ce matériel n’est pas fourni aux organisateurs sur demande, les sponsors renonceront à leur possibilité d’être représentés dans les médias imprimés ou numériques. Le sponsor ou l’entreprise exposante qui ne fournit pas le matériel demandé par les organisateurs de la conférence le fait à ses risques et périls. Aucun remboursement ne sera accordé aux sponsors qui ne répondent pas aux demandes des organisateurs de la conférence.
4. La conférence n’est en aucun cas responsable de la procédure d’approbation des visas par le gouvernement du Canada. Si une entreprise exposante, sponsor ou participante se voit refuser l’entrée ou ne reçoit pas de visa d’entrée à temps, aucun remboursement ne sera effectué. Toutes les entreprises sont entièrement responsables de leur propre procédure de demande de visa.

CONDITIONS DE PAIEMENT ET POLITIQUE D’ANNULATION

• Les entreprises doivent payer 50 % de la valeur totale de l’investissement dans les 30 jours calendaires suivant la réception de l’accord et de la confirmation sur
  . En cas de non-respect de cette obligation, la revente du/des stand(s) ou du parrainage ne sera pas autorisée.
  • En cas d’annulation par l’exposant :
    – Avant le 31 décembre 2025, 50 % du paiement total reçu sera remboursé.
  • 1 – 31 janvier 2025,
    25% du paiement total reçu sera remboursé
  • APRÈS LE 31 JANVIER 2025,
    PAS DE REMBOURSEMENT

L’annulation d’un parrainage ou d’une exposition doit être notifiée par écrit au secrétaire général par courrier électronique : sales@13icg-montreal.org

Inscriptions, cours de courte durée, événements sociaux

• Les cartes de crédit et les virements bancaires sont des modes de paiement acceptés.
• Les virements bancaires doivent être payés dans les 20 jours suivant l’acquisition des billets. La conférence se réserve le droit d’annuler les réservations si les paiements ne sont pas effectués dans les délais.
• Les virements bancaires ne seront plus acceptés après le 15 septembre 2025.
• Toute annulation d’inscription doit être envoyée par écrit au secrétaire général de GeoAmericas 2024, à l’adresse suivante : general@13icg-montreal.org.
• Tous les remboursements seront effectués après l’événement.
• Tous les frais bancaires et administratifs supportés par Minerva ou IGS North America au nom de la conférence seront déduits des remboursements.
• Tous les articles, résumés détaillés et posters acceptés doivent avoir un présentateur inscrit avant le 13 mai 2026. Si un présentateur n’est pas inscrit avant cette date, la contribution pourrait être retirée du programme et des actes. Aucune communication ne sera incluse dans les actes sans la présence d’un présentateur à la conférence de Montréal.
• Aucun remboursement ne sera accordé aux auteurs qui annulent leur travail après qu’il a été accepté et inclus dans une publication officielle de la conférence.

En cas d’annulation de l’inscription :

• Avant le 13 mai 2026 – 70% du paiement total sera remboursé
• 14 mai – 20 juillet 2026 – 50% du paiement total sera remboursé
• À partir du 21 juillet 2026 – PAS DE REMBOURSEMENT